Maak in 11 stappen een donders mooi draaiboek

Een event waar alles op rolletjes loopt: dé droom van iedereen die regelmatig events uit de grond stampt of op beurzen staat. Er komt een heleboel kijken bij het organiseren van een beurs of een bruiloft. En op de dag zelf kan het aardig hectisch worden. Een draaiboek geeft je op dat moment weer overzicht. Maar hoe maak je een draaiboek en waar begin je? En welke dingen mag je echt niet vergeten? Goed nieuws: een draaiboek maken kan iedereen! Na het lezen van dit artikel heb je genoeg handvatten om een mega-professioneel draaiboek te maken. Zo ben je verzekerd van een zorgeloze dag!

1. Waarom heb ik een draaiboek nodig?

Je keynotespeaker staat aan de deur. De persoon die er eigenlijk over gaat is plots ziek en er is niemand om je spreker op te vangen. Jij hebt geen idee wat er moet gebeuren. Is ze te vroeg? Krijgt ze nog instructies en een welkomstpakket? Je hoofd ontploft vanbinnen. Hier had je helemaal niet over nagedacht naast die duizend-en-een andere zaken. Lees je al waar ik naartoe wil met dit verhaal? We zeggen niet voor niets: voorbereiding is het halve werk. Laat die keynotespeaker niet wachten en wees voorbereid. Maak een draaiboek. __Het creëert duidelijkheid, bevestigt de gemaakte afspraken, werkt als back-up, maar geeft vooral een heleboel rust. Geen draaiboek, geen droomevent. Jij zet een draaiboek maken bovenaan jouw list.

Lees ook: Een beurs organiseren doe je zo

2. Draaiboek voorbeeld

Voordat je helemaal gaat bedenken hoe laat je de keynotespeaker moet opvangen, schrijf je een globale planning op. Bij het maken van je draaiboek, begin je bij de basis: de opmaak. Maak vijf kolommen: tijd, wie, wat, waar, opmerkingen. Dat is de basis van een draaiboek maken. Van daaruit kan je alles chronologisch invullen en zul je zien dat je hoofd een stuk minder snel begint te tollen van allemaal losse flodders aan informatie. Hier onder zie je alvast een voorbeeld een draaiboek. Tijd om die kolommen te vullen!

3. Denk, denk, denk…

De basis van je boek staat. Zet nu alle feiten op een rijtje en zie geen enkel detail over het hoofd. In je eentje is dit bijna niet te doen. Vraag daarom één of meerdere collega’s om met je mee te denken bij het draaiboek maken. Wanneer je zeker weet dat er geen enkel doemscenario meer te bedenken is, kan je met een gerust hart het evenement beginnen. Ja, hier gaat een hele hoop kostbare tijd in zitten. Begin daarom ruim op tijd.

4. De basics

Niet alleen jij moet het overzicht bewaren. Een draaiboek maken is een eerste stap in het houden van overzicht. Elke medewerker moet weten wat hem of haar te doen staat tijdens jouw beurs of evenement. Maak daarom een algemeen overzicht van die dag(en). Breng daarbij de volgende dingen in kaart:

1. De naam van het evenement;
2. het verwachte aantal gasten;
3. het type evenement (zoals een beurs of congres);
4. de locatie;
5. de datum en tijden (ook zeker de op- en afbouwtijden);
6. wie de eindverantwoordelijke is voor het evenement;
7. een lijst van special guests en sprekers. Er is niets zo gênant als een keynotespeaker niet herkennen. Voor je medewerker ongemakkelijk en voor de spreker geen warm welkom.;
8. het telefoonnummer van je BHV’er of de locatie van het EHBO-personeel.

5. Meet and greet

De kans is groot dat sommige deelnemers elkaar voor het event nog niet kennen. Nodig daarom iedereen uit voor een korte ontmoeting en loop het draaiboek samen door. Voeg een bladzijde toe bij het draaiboek maken met alle deelnemers en bijbehorende telefoonnummers. Wijs altijd één iemand aan die de regie in handen heeft. Dit is ook meteen de go-to persoon wanneer dingen niet lekker lopen. Hier geldt ook weer: hoe meer overzicht, hoe meer medewerkers zich kunnen focussen op hun eigen taken.

6. Begin, midden, einde

Je weet ondertussen hoe belangrijk voorbereiding is. Het is dan ook logisch dat niet alleen het event zelf, maar ook de op- en afbouw een eigen draaiboek nodig hebben. Want wie gaat in welke zaal wat opbouwen? En waar mag al het gehuurde decor op het einde naartoe? Allemaal dingen die sneller gaan als je het van tevoren vastlegt bij het draaiboek maken.

Bonustip: maak een apart draaiboek voor leveranciers. Zo hoeven zij niet door een heel boekwerk te bladeren. Dat scheelt weer tijd.

7. Veiligheid eerst

Bij het plannen van een event hoop je natuurlijk op een mooi eindresultaat en blije bezoekers. Vergeet ook niet rekening te houden met een noodsituatie. Je wil iedereen snel en veilig naar buiten krijgen wanneer er bijvoorbeeld een brand uitbreekt. Voeg daarom altijd een vluchtroute toe bij het draaiboek maken. Voeg daarom altijd een vluchtroute toe aan je boek. Zo weet iedereen in alle rust de gasten naar buiten te leiden. En zichzelf natuurlijk.

8. Liefde gaat door de maag

Hoe leuk je event ook is, uiteindelijk krijgt iedereen een keertje honger. Niets vervelender dan een event waar niks te smullen is. Dat is niet alleen slecht voor het humeur van je bezoekers, maar ook zeker niet voor hun spanningsboog.Ook iets om rekening mee te bij het draaiboek maken. Hou ze daarom bij de les met flesjes water en verschillende soorten fruit. Deel wat zoets uit voor bij de koffie. Of pak volledig uit met catering tijdens lunchtijd. Noteer hoeveel gasten je verwacht, de tijd waarop iets geserveerd wordt, locatie, wat je serveert en wie hier verantwoordelijk voor is.

9. Eind goed al goed

Je event zit er op. Om half zes is de laatste dagbezoeker de deur uit en ook jullie magen beginnen te knorren. Maar voordat iedereen naar huis snelt, moet er nog afgebouwd worden. Gelukkig heb je ook hiervoor een draaiboek geschreven. Tijdens het draaiboek maken heb je hier al extra tijd voor ingecalculeerd. Heb je dat niet gedaan? Reken gemakkelijk nog twee uurtjes extra op de originele afbouwplanning.

Bonustip: kan het afbouwen nog wel even duren? Regel eerst wat te eten. Zo heeft iedereen voldoende energie om nog een laatste keer te knallen.

10. Creëer overzicht

Alle details heb je uitgedacht bij het draaiboek maken. Je kijkt naar het eindresultaat en merkt dat je brein ineens een overkill krijgt aan zwart op wit. Verdwaal niet in de wirwar van tijdstippen en woorden. Een event organiseren is best spannend. Geef je ogen daarom wat rust als je wat moet opzoeken. Speel met kleur zodat jij en alle andere lezers meteen zien waar ze moeten kijken. Dat oogt niet alleen rustiger, maar leest ook een stuk sneller. Twee vliegen in één klap dus!

11. Evalueren is leren

Leren doe je alleen door fouten te maken. En die zal je ongetwijfeld nu ook maken. Mooi! Want die leermomenten kan je weer meenemen bij de volgende beurs op je agenda. Evalueer nu alles nog vers in het geheugen zit. Voeg daarom een evaluatieformulier toe aan het einde van je draaiboek. Hiermee kan je nog succesvoller een nieuw draaiboek maken. Naderhand kan je alle knelpunten rustig bespreken en gebruiken als nuttige feedback voor het volgende nóg succesvoller event.

3 bonusbeurstips

Je draaiboek is nu helemaal compleet. Alles is nu organisatorisch tot op de puntjes uitgedacht. Met je draaiboek en deze drie extra beurstips is een succesvolle event gegarandeerd!

1. Denk ook aan jezelf

Je bent zo druk bezig met alles en iedereen om de beurs op rolletjes te laten verlopen, dat je helemaal vergeten bent om de juiste paar schoenen voor jezelf mee te nemen! Voorkom dit soort onnodige stress en maak een lijstje waarin alles staat wat jijzelf nodig hebt voor die dag: drank, kleding, make-up, eten,…

2. Give-aways

De beursvloer is een plek waar je ontzettend veel klantbereik hebt. Maak daar gul gebruik van en deel jouw give-aways weg in een leuke goodiebag. Zo is je bedrijf nog steeds top of mind wanneer jouw potentiele klant alweer thuis is.

3. Laat die leads niet liggen!

Heb je goed wat leads verzameld? Super! Volg deze allemaal binnen een paar dagen op zodat je nog vers in hun geheugen zit. Zo vergroot je je kans op een succesvolle deal. Volg ze op door te bellen, mailen of een persoonlijke direct mail te sturen via de post.

4. Maak de dag vooraf compleet: stuur genodigden een persoonlijke uitnodiging

Met jouw complete draaiboek weet je dat de perfecte dag al weken eerder begint. Stuur genodigden gepersonaliseerde uitnodigingen. Of je nu een event of bruiloft organiseert, zo weet iedereen welke datum zij voor jou vrij willen maken.

Je hebt nu de juiste handvaten om een super-compleet draaiboek te maken. Is de beurs alweer in aantocht? Wees ervan verzekerd dat je alles geregeld hebt en download de checklist. Hier vind je de beurstoppers uit ons assortiment en vertellen we jou hoe jij het beste opvalt op de beursvloer. Heb jij zelf nog een voorbeeld van een draaiboek of handige tips? Laat het ons weten in de comments!